Pasal 1889 KUHPerdata menyatakan:
Bila tanda alas hak yang asli yang sudah tidak ada lagi, maka salinannya memberikan bukti, dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
- salinan pertama (gross) memberikan bukti yang sama dengan akta asli; demikian pula halnya salinan yang dibuat atas perintah Hakim di hadapan kedua belah pihak atau setelah kedua pihak ini dipanggil secara sah sebagaimana juga yang salinan dibuat di hadapan kedua belah pihak dengan persetujuan mereka;
- salinan yang dibuat sesudah pengeluaran salinan pertama tanpa perantaraan Hakim atau tanpa persetujuan kedua belah pihak entah oleh Notaris yang di hadapannya akta itu dibuat, atau oleh seorang penggantinya ataupun oleh pegawai yang karena jabatannya menyimpan akta asli (minut) dan berwenang untuk memberikan salinan-salinan, dapat diterima Hakim sebagai bukti sempurna bila akta asli telah hilang;
- bila salinan yang dibuat menurut akta asli itu tidak dibuat oleh Notaris yang dihadapannya akta itu telah dibuat, atau oleh seorang penggantinya, atau oleh pegawai umum yang karena jabatannya menyimpan akta asli, maka salinan itu sama sekali tidak dapat dipakai sebagai bukti, melainkan hanya sebagai bukti permulaan tertulis;
- salinan otentik dari salinan otentik atau dari akta di bawah tangan, menurut keadaan, dapat memberikan suatu bukti permulaan tertulis.
Pendahuluan
Pasal 1889 KUHPerdata merupakan ketentuan lanjutan dari Pasal 1888 yang mengatur kedudukan akta asli sebagai sumber utama kekuatan pembuktian tulisan. Apabila tanda alas hak atau akta asli sudah tidak ada, hukum tidak serta-merta menghilangkan seluruh nilai pembuktian dari salinannya. Sebaliknya, Pasal 1889 menetapkan hierarki kekuatan pembuktian salinan berdasarkan cara, pihak, dan otoritas yang membuat salinan tersebut.
Dengan demikian, norma ini memperlihatkan bahwa hilangnya akta asli tidak selalu identik dengan hilangnya alat bukti. Namun, semakin jauh suatu salinan dari sumber asli dan semakin lemah otoritas pembuatnya, semakin terbatas pula kekuatan pembuktiannya.
Secara konseptual, Pasal 1889 membentuk gradasi:
akta asli → salinan pertama (gross) → salinan resmi berikutnya → salinan yang tidak dibuat oleh pejabat berwenang → salinan dari salinan.
Masing-masing mempunyai konsekuensi pembuktian yang berbeda.
Makna Normatif Pasal
Pasal 1889 pada dasarnya mengatur empat tingkat kekuatan pembuktian salinan ketika akta asli telah hilang.
Pertama, salinan pertama (gross) tertentu dapat mempunyai kekuatan pembuktian yang sama dengan akta asli.
Kedua, salinan berikutnya yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam kondisi tertentu dapat diterima sebagai bukti sempurna.
Ketiga, salinan yang tidak dibuat oleh pejabat atau pihak yang mempunyai kewenangan menyimpan dan mengeluarkan salinan hanya mempunyai kedudukan sebagai bukti permulaan tertulis.
Keempat, salinan dari salinan pada prinsipnya hanya dapat memberikan bukti permulaan tertulis, bergantung pada keadaan.
Dengan demikian, Pasal 1889 menerapkan prinsip graduated evidentiary force, yaitu kekuatan pembuktian yang bertingkat berdasarkan tingkat kedekatan salinan dengan sumber aslinya dan kualitas autentikasinya.
Tujuan Pengaturan (Ratio Legis)
Ratio legis Pasal 1889 adalah menjaga keseimbangan antara dua kepentingan.
Di satu sisi, hukum harus mempertahankan prinsip bahwa dokumen asli merupakan sumber utama pembuktian.
Di sisi lain, hukum harus memberikan jalan keluar ketika dokumen asli telah hilang dan tidak mungkin lagi diperlihatkan.
Tanpa Pasal 1889, hilangnya akta asli berpotensi menyebabkan hilangnya seluruh nilai pembuktian dokumen tersebut. Sebaliknya, jika setiap salinan diberikan kekuatan yang sama dengan dokumen asli tanpa verifikasi, akan terbuka ruang besar untuk manipulasi.
Karena itu, pembentuk undang-undang menciptakan hierarki salinan berdasarkan tingkat reliabilitas dan autentikasinya.
Prinsip ini dapat dikaitkan dengan:
Nemo dat quod non habet
Tidak seorang pun dapat memberikan sesuatu yang tidak dimilikinya. Dalam konteks ini, pihak yang membuat salinan harus mempunyai dasar kewenangan dan akses yang sah terhadap dokumen sumber agar salinan tersebut mempunyai legitimasi pembuktian.
Selain itu, relevan pula prinsip fides publica, yaitu kepercayaan publik terhadap tindakan dan dokumen yang dibuat atau disahkan oleh pejabat yang mempunyai kewenangan publik.
Penafsiran Hukum
Penafsiran Gramatikal (Grammaticale Interpretatie)
Frasa “bila tanda alas hak yang asli yang sudah tidak ada lagi” menunjukkan kondisi faktual yang menjadi prasyarat penerapan ketentuan ini, yaitu dokumen asli telah hilang atau tidak lagi tersedia.
Frasa “salinannya memberikan bukti” menunjukkan bahwa salinan tidak otomatis kehilangan seluruh nilai pembuktian akibat hilangnya dokumen asli.
Namun, nilai pembuktian tersebut ditentukan lebih lanjut berdasarkan empat kategori salinan yang disebut dalam pasal.
Frasa “salinan pertama (gross)” menunjuk pada salinan pertama yang secara historis mempunyai kedudukan khusus karena dibuat dalam hubungan yang dekat dengan proses pembuatan akta.
Frasa “dibuat atas perintah Hakim”, “dengan persetujuan kedua belah pihak”, dan “oleh Notaris … atau pegawai yang karena jabatannya menyimpan akta asli” menunjukkan bahwa otoritas dan prosedur pembuatan salinan merupakan faktor penting dalam menentukan kekuatan pembuktiannya.
Penafsiran Sistematis (Systematische Interpretatie)
Pasal 1889 harus dibaca bersama Pasal 1888.
Pasal 1888 menetapkan:
akta asli adalah sumber utama kekuatan pembuktian tulisan.
Pasal 1889 memberikan pengecualian fungsional ketika:
akta asli sudah tidak ada.
Dengan demikian, kedua pasal membentuk hubungan:
Pasal 1888 = prinsip umum.
Pasal 1889 = mekanisme pembuktian ketika dokumen asli telah hilang.
Pasal 1889 juga harus dibaca dalam konteks ketentuan mengenai akta otentik dan kewenangan pejabat umum.
Penafsiran Teleologis (Teleologische Interpretatie)
Secara teleologis, ketentuan ini bertujuan menjaga continuity of proof, yaitu kesinambungan pembuktian meskipun dokumen sumber sudah tidak tersedia.
Hukum tidak menghendaki suatu hak atau hubungan hukum menjadi sama sekali tidak dapat dibuktikan hanya karena dokumen asli hilang.
Namun, perlindungan tersebut diberikan secara bertingkat untuk menjaga integritas sistem pembuktian.
Dengan demikian, terdapat keseimbangan antara:
necessity of proof
dan
reliability of proof.
Kebutuhan untuk tetap membuktikan suatu hak tidak boleh mengorbankan keandalan alat bukti.
Analisis Komponen Norma
- “Bila tanda alas hak yang asli … sudah tidak ada lagi”
Menunjukkan kondisi yang mengaktifkan ketentuan Pasal 1889, yaitu hilangnya dokumen asli. - “Salinannya memberikan bukti”
Menunjukkan bahwa salinan tetap dapat mempunyai nilai pembuktian. - “Salinan pertama (gross)”
Merupakan kategori salinan dengan kedudukan pembuktian tertinggi. - “Salinan yang dibuat atas perintah Hakim”
Menunjukkan adanya kontrol yudisial terhadap proses pembuatan salinan. - “Kedua belah pihak … dipanggil secara sah”
Menunjukkan adanya perlindungan terhadap hak pihak lain untuk mengetahui atau berpartisipasi dalam proses pembuatan salinan. - “Dengan persetujuan mereka”
Menunjukkan bahwa persetujuan para pihak dapat memberikan legitimasi tertentu terhadap salinan. - “Notaris … penggantinya … atau pegawai yang karena jabatannya menyimpan akta asli”
Menunjukkan pentingnya kewenangan institusional dan otoritas pejabat pembuat atau penyimpan akta. - “Dapat diterima Hakim sebagai bukti sempurna”
Menunjukkan bahwa dalam kondisi tertentu salinan memperoleh kekuatan pembuktian yang tinggi. - “Sama sekali tidak dapat dipakai sebagai bukti, melainkan hanya sebagai bukti permulaan tertulis”
Menunjukkan pembatasan terhadap salinan yang tidak mempunyai sumber atau autentikasi yang memadai. - “Salinan otentik dari salinan otentik atau dari akta di bawah tangan”
Menunjukkan bahwa rantai salinan yang semakin jauh dari dokumen sumber mengurangi kekuatan pembuktiannya.
Hierarki Kekuatan Pembuktian
Pasal 1889 dapat dipahami melalui tabel konseptual berikut:
| Jenis dokumen | Kondisi | Kedudukan pembuktian |
|---|---|---|
| Akta asli | Masih tersedia | Sumber utama |
| Salinan pertama (gross) | Memenuhi kondisi Pasal 1889 angka 1 | Sama dengan akta asli |
| Salinan resmi tertentu | Dibuat pejabat berwenang setelah akta asli hilang | Dapat menjadi bukti sempurna |
| Salinan dari pihak tidak berwenang | Tidak dibuat oleh pejabat yang berwenang | Bukti permulaan tertulis |
| Salinan dari salinan | Bergantung keadaan | Bukti permulaan tertulis |
Tabel tersebut menunjukkan prinsip penting:
semakin jauh suatu bukti dari sumber aslinya, semakin besar kebutuhan terhadap autentikasi dan pembuktian tambahan.
Salinan Pertama (Gross)
Angka 1 memberikan kedudukan khusus kepada salinan pertama (gross).
Dalam konstruksi historis hukum perdata, gross merupakan salinan resmi pertama yang dikeluarkan dari suatu akta.
Pasal 1889 memberikan kekuatan yang sangat tinggi terhadap gross dalam kondisi yang ditentukan pasal, bahkan sama dengan akta asli.
Namun, kekuatan tersebut tidak semata-mata berasal dari bentuk fisiknya sebagai “salinan pertama”, melainkan dari legitimasi prosedural dan otoritas yang melekat pada proses pembuatannya.
Salinan atas Perintah Hakim
Salinan yang dibuat berdasarkan perintah hakim mempunyai legitimasi tambahan karena terdapat judicial control.
Terlebih apabila salinan dibuat:
- di hadapan kedua belah pihak; atau
- setelah kedua pihak dipanggil secara sah.
Hal ini menunjukkan bahwa pembuktian tidak hanya memperhatikan dokumen, tetapi juga prosedur pembentukan dan verifikasinya.
Salinan dengan Persetujuan Para Pihak
Pasal 1889 juga mengakui salinan yang dibuat di hadapan kedua belah pihak berdasarkan persetujuan mereka.
Persetujuan tersebut memiliki fungsi penting karena mengurangi sengketa mengenai apakah salinan benar-benar merepresentasikan dokumen yang dahulu dibuat.
Dengan demikian, terdapat unsur consensual authentication.
Salinan yang Dibuat oleh Pejabat Berwenang
Angka 2 memberikan posisi penting kepada salinan yang dibuat oleh:
- Notaris yang membuat akta;
- penggantinya; atau
- pejabat umum yang berdasarkan jabatannya menyimpan minut dan berwenang memberikan salinan.
Hal ini berkaitan dengan konsep otoritas institusional.
Pejabat tersebut mempunyai akses terhadap sumber dokumen dan mempunyai kewenangan hukum untuk mengeluarkan salinannya.
Karena itu, ketika akta asli hilang, salinan tersebut masih dapat memperoleh kekuatan pembuktian yang tinggi.
Konsep Minut
Istilah “minut” menunjuk pada naskah asli akta yang disimpan oleh pejabat yang berwenang.
Dalam sistem kenotariatan, minuta akta mempunyai posisi fundamental karena merupakan dokumen sumber yang disimpan dan menjadi dasar penerbitan salinan, grosse, atau kutipan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Karena itu, ketika Pasal 1889 menyebut pejabat yang menyimpan akta asli (minut), yang ditekankan adalah adanya chain of custody yang dapat dipercaya.
Chain of Custody
Meskipun istilah chain of custody lebih sering digunakan dalam pembuktian modern, konsepnya relevan secara analogis.
Pertanyaannya adalah:
Dari mana dokumen berasal, siapa yang menyimpannya, siapa yang berwenang membuat salinan, dan bagaimana salinan tersebut dapat diverifikasi?
Semakin jelas rantai tersebut, semakin kuat dasar untuk mempercayai salinan.
Dengan demikian:
source → custody → authority → reproduction → verification
merupakan konstruksi penting dalam reliabilitas pembuktian dokumen.
Salinan yang Tidak Dibuat oleh Pejabat Berwenang
Angka 3 memberikan pembatas yang sangat tegas.
Apabila salinan tidak dibuat oleh:
- Notaris yang membuat akta;
- penggantinya; atau
- pejabat umum yang berwenang menyimpan dan memberikan salinan,
maka salinan tersebut tidak mempunyai kekuatan sebagai bukti penuh, melainkan hanya dapat berfungsi sebagai bukti permulaan tertulis.
Ini menunjukkan bahwa asal-usul dokumen merupakan bagian integral dari nilai pembuktian.
Dokumen yang secara fisik tampak seperti salinan resmi belum tentu mempunyai kekuatan pembuktian apabila tidak dapat ditelusuri kepada sumber dan pejabat yang berwenang.
Salinan dari Salinan
Angka 4 merupakan bentuk pembatasan paling lanjut.
Jika yang diajukan bukan salinan langsung dari akta asli, melainkan salinan otentik dari salinan otentik, maka kekuatan pembuktiannya semakin terbatas.
Hal ini dapat dijelaskan melalui konsep:
the further removed from the original, the greater the evidentiary risk.
Semakin panjang rantai reproduksi, semakin besar kemungkinan terjadi:
- kesalahan;
- perubahan;
- kehilangan informasi;
- ketidaklengkapan; atau
- distorsi isi.
Karena itu, hukum menempatkannya hanya sebagai bukti permulaan tertulis.
Bukti Permulaan Tertulis
Konsep “bukti permulaan tertulis” penting untuk dibedakan dari bukti sempurna.
Bukti permulaan tertulis pada dasarnya belum cukup untuk berdiri sendiri sebagai dasar pembuktian yang menentukan dalam konteks tertentu, tetapi dapat menjadi dasar awal yang harus diperkuat dengan alat bukti lain.
Karena itu, apabila suatu salinan hanya mempunyai kedudukan sebagai bukti permulaan tertulis, advokat sebaiknya mencari alat bukti tambahan berupa:
- saksi;
- pengakuan;
- persangkaan;
- dokumen lain;
- bukti pembayaran;
- korespondensi;
- bukti elektronik; atau
- alat bukti lain yang sah.
Hubungan dengan Pasal 1888
Hubungan antara Pasal 1888 dan Pasal 1889 sangat erat.
Pasal 1888:
Akta asli adalah sumber utama kekuatan pembuktian.
Pasal 1889:
Apabila akta asli hilang, hukum menentukan tingkat kekuatan pembuktian salinannya.
Dengan demikian, Pasal 1889 bukan kontradiksi terhadap Pasal 1888, melainkan mekanisme pengecualian dan substitusi evidensial ketika sumber utama pembuktian tidak tersedia.
Contoh Penerapan
A mempunyai akta otentik yang dahulu dibuat di hadapan Notaris X.
Akta asli kemudian hilang.
A masih mempunyai gross yang dibuat secara sah. Berdasarkan kondisi yang ditentukan Pasal 1889, gross tersebut dapat mempunyai kekuatan pembuktian yang sama dengan akta asli.
Berbeda halnya jika A hanya memiliki fotokopi yang diperoleh dari pihak ketiga tanpa dapat menjelaskan asal-usulnya.
Fotokopi tersebut tidak otomatis memperoleh kekuatan yang sama dengan gross. Kedudukannya harus dinilai berdasarkan kategori salinan dan alat bukti lainnya.
Contoh dalam Sengketa Perdata
Penggugat mendalilkan adanya suatu hak berdasarkan akta otentik yang dibuat beberapa puluh tahun sebelumnya.
Akta asli tidak lagi ditemukan.
Penggugat mengajukan salinan yang dikeluarkan oleh pejabat yang menurut jabatannya menyimpan minut dan berwenang memberikan salinan.
Dalam keadaan demikian, salinan mempunyai posisi pembuktian yang jauh lebih kuat dibandingkan fotokopi yang dibuat sendiri oleh Penggugat.
Namun, hakim tetap harus memeriksa asal-usul, kewenangan pejabat, dan kondisi dokumen sesuai ketentuan yang berlaku.
Implikasi dalam Praktik Litigasi
Dalam menangani perkara yang dokumen aslinya hilang, advokat sebaiknya membangun evidentiary hierarchy.
Pertama, pastikan apakah akta asli benar-benar tidak ada.
Kedua, identifikasi apakah tersedia gross atau salinan resmi.
Ketiga, identifikasi siapa yang membuat salinan tersebut.
Keempat, pastikan apakah pembuat salinan mempunyai kewenangan hukum.
Kelima, dokumentasikan chain of custody.
Keenam, apabila salinan hanya berkedudukan sebagai bukti permulaan tertulis, segera cari alat bukti lain yang dapat memperkuatnya.
Dengan pendekatan tersebut, argumentasi tidak berhenti pada:
“Akta asli hilang.”
Tetapi berkembang menjadi:
“Akta asli memang tidak tersedia, tetapi keberadaan dan isi akta dapat diverifikasi melalui salinan yang mempunyai sumber, kewenangan, dan prosedur penerbitan yang dapat dipertanggungjawabkan.”
Permasalahan Hukum
Persoalan yang dapat muncul adalah ketika akta asli hilang tetapi terdapat beberapa salinan dengan isi yang berbeda.
Dalam keadaan demikian, tidak cukup hanya membandingkan bentuk fisik salinan. Hakim perlu mempertimbangkan:
- siapa yang menerbitkan masing-masing salinan;
- kapan diterbitkan;
- berdasarkan sumber apa;
- apakah penerbit mempunyai kewenangan;
- apakah terdapat gross;
- apakah ada minut atau arsip;
- apakah para pihak mengakui salah satu salinan;
- dan apakah terdapat bukti lain yang mendukung salah satunya.
Persoalan lainnya muncul ketika pejabat yang dahulu membuat akta sudah tidak menjabat atau telah meninggal. Dalam keadaan demikian, ketentuan mengenai pejabat pengganti atau pejabat yang secara hukum menyimpan minut menjadi penting.
Asas dan Adagium yang Berkaitan
Fides publica
Kepercayaan publik terhadap dokumen atau tindakan pejabat yang menjalankan kewenangan publik merupakan salah satu dasar teoritis penting bagi kekuatan salinan resmi.
Acta publica probant se ipsa
Akta publik pada prinsipnya mempunyai kekuatan pembuktian yang berasal dari sifat dan otoritas publik yang melekat padanya. Adagium ini harus digunakan secara hati-hati karena kekuatan pembuktian tetap tunduk pada hukum positif dan batas-batas yang ditentukan undang-undang.
Nemo dat quod non habet
Seseorang tidak dapat memberikan sesuatu yang tidak dimilikinya. Dalam konteks ini, pejabat yang menerbitkan salinan harus memiliki dasar kewenangan dan akses yang sah terhadap dokumen sumber.
Bona fide
Para pihak harus bertindak dengan itikad baik dalam menggunakan salinan sebagai alat bukti, khususnya ketika dokumen asli sudah tidak tersedia.
Penutup
Pasal 1889 KUHPerdata merupakan norma penting yang mengatur substitusi pembuktian ketika akta asli telah hilang.
Konstruksi normanya dapat diringkas:
akta asli hilang → salinan tetap dapat digunakan → kekuatan pembuktian ditentukan berdasarkan jenis dan asal salinan → salinan resmi tertentu dapat mempunyai kekuatan pembuktian tinggi → salinan yang tidak memiliki autentikasi memadai hanya menjadi bukti permulaan tertulis.
Dengan demikian, Pasal 1889 tidak sekadar mengatur “fotokopi ketika dokumen asli hilang”. Norma ini pada dasarnya membangun hierarki autentikasi dan reliabilitas dokumen.
Semakin dekat salinan kepada sumber asli, semakin jelas kewenangan pembuatnya, dan semakin dapat diverifikasi chain of custody-nya, semakin kuat pula kedudukan pembuktiannya.
Dalam konteks hukum pembuktian modern, konstruksi tersebut tetap relevan. Perbedaannya, dalam lingkungan digital, persoalan “asli” tidak selalu berkaitan dengan satu objek fisik, melainkan dengan integritas data, autentikasi sumber, dan kemampuan membuktikan bahwa suatu salinan atau reproduksi merupakan representasi yang utuh dan tidak berubah dari data asal.
